Ważne informacje dotyczące prawidłowej archiwizacji dokumentacji księgowej

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma istotnymi zadaniami. Posiadając firmę, nawet niewielką, bez wątpliwości mamy wiele rozmaitych dokumentów księgowych. Pożądane byłoby dowiedzieć się więc, jak należy porządnie przechowywać tą dokumentację.

O dokumenty księgowe bezspornie trzeba dbać, dlatego prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych ma istotne znaczenie. Bezsprzecznie muszą być one odpowiednio ułożone i uporządkowane.

Zafascynował Cię nasz artykuł? Jeżeli tak, to przeczytaj śmiało, co znajduje się w najświeższym wpisie (http://vingberg.pl/skontaktuj-sie-z-nami/) – on również zapewne będzie godny zainteresowania.

Jeżeli o to nie zadbamy to w czasie kontroli skarbowej mogą pojawić się spore uchybienia. Dokumenty (odwieź www) rachunkowe to przede wszystkim księgi podatkowe, deklaracja vat (deklaracja vat to trudna sprawa), rejestry, ewidencje, rozlicznego rodzaju faktury (na przykład faktura wewnątrzwspólnotowa), a także dowody księgowe bądź sprawozdania pieniężne. Wskazane jest zadbać o to, żeby w trakcie kontroli skarbowej dostęp do dowodów był łatwy i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli śmigle je odszukać.

współpraca z biurem rachunkowym pozwala zaoszczędzić pieniądze
Autor: Vsevolod Knyazev
Źródło: http://www.flickr.com

Konieczne jest też odnalezienie na dokumenty stosownego miejsca, powinny być one bezpieczne i ochraniane przed niepowołanymi postaciami, które nie powinny posiadać do nich dostępu. Zgubienie albo stracenie jakiegoś ważnego dokumentu księgowego zdoła mieć naprawdę spore, wręcz opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować w pojedynkę, zdołamy to powierzyć doświadczonemu biuru rachunkowemu – archiwizacja dokumentów księgowych jest kluczowa. Wiele przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie. Korzystając z oferty kompetentnego, polecanego biura rachunkowego mamy pewność, że nasze dokumenty z pewnością są bezpieczne oraz porządnie poukładane. Co więcej w razie konieczności, zawsze zdołamy mieć do nich nietrudny, nieskomplikowany dostęp.

Aktualnie sporą renomą cieszy się archiwizacja elektroniczna, chociaż niezmiernie ważne jest to, żeby dokumenty te były zapisane na trwałym nośniku. Do tego właściciel winien mieć też kopię takich dokumentów, dzięki czemu w przypadku zepsucia się jednego nośnika, nadal będziemy mieć do nich dojście i nie utracimy żadnych znaczących dokumentów księgowych – czy faktura wewnątrzwspólnotowa jest dokumentem.