Przepływ informacji w firmie

niejednokrotnie było tak, że w firmie zaginęł jakaś faktura lub nikt nie pamiętał o jej zapłaceniu.Powoli do lamusa odchodzą białe teczki z dokumentami. Nie jedna firma stara się, aby wdrożyć systemy zarządzania dokumentami na coraz bardziej profesjonalnym stopniu.

Papierologia.

Rosnąca liczba papierologii hamuje nam przepływ informacji. Obieg faktur bardzo często jest spóźniony . Żeby takie sytuacje się nie powtarzały bardzo dobrym rozwiązaniem może być elektroniczny obieg dokumentów. Co to w ogóle jest? Tworzymy duplikaty pism papierowych i zapisujemy je w postaci cyfrowej. Żeby uprościć i przyspieszyć przepływ np.. rachunków z punktu a do punktu b doradadzamy zainstalować program do zarządzania dokumentami. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Jest to narzędzie, którezezwala nam swobodny przepływ informacji który jest o wiele bardziej sprawny. Jeśli do biura przychodzi list, ma obowiązek być zeskanowany i przeslanu do do ludzi zajmujących się daną sprawą. W gdy robimy to z wersją papierową musimy poświęcić na to o wiele więcej czasu ze względu,że wersja dokumentu jest tylko jedna, rozwiązaniem może być kopia, ale po co tracić papier? wdrożenie takiego instrumentua do firmy usprawnia ją i nie zajmuje czasu pracownikom. Nikt nie musi się przekopywać przez setki dokumentów czy segregatorów, wklepuję nazwę dokumentu do komputera, który z miejsca odnajduje je. Jedynym czasochłonnym procesem będzie wpisanie pełnych danych do serwera, można jednak zlecić to firmie zewnętrznej.

co jest pomocne w wdrążeniu systemy do biura

praca
Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Wiele firm jest podporządkowanych od procedur biznesowych. Wprawdzie procesy te często są przeprowadzane przez oprogramowanie, bardzo duża ilość spraw w zakładzie pracy jest uzależniona od ludzi. Wprowadzenie automatycznych oddziaływań pomiędzy ludzi, którzy biorą udział w procesie, może usprawnić sposób działania zakładu pracy. Wprowadzenie systemu workflow zapewni organizacji niezbędne profity. Tak jak już wcześniej zostało wspomniane do wprowadzenia tego systemu można wynająć firmę zewnętrznąlub zrobić to samemu. Jesteśmy w stanie wyznaczyć do tego pare osób które w ramach swojej zatrudnienia będą wklepywały dokumenty do systemu. Ważne jest, aby wprowadzać ważne aktualności. Cała aktualna poczta ma obowiązek być wpisana na początku i być efektywnie wprowadzana.

Autor: HEMMERSBACH

Następnym etapem będzie zapisanie faktur, które niezmiennie są potrzebne a ostatnim tych archiwalnych. duże zabezpieczenie obiegu dokumentów oraz sprawność ich przepływu sposowuje, że wszyscy klienci będą zaspokojeni. Będą obsługiwani szybciej i bardziej kompetentnie. Chętniej będą zwracali się do firmy o zakup towaru lub usług.