Program do zarządzania dokumentami

Obieg dokumentów w firmie firmie to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zaczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery
Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustalić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, wykorzystywanych od lat z powodzeniem. Możemy także, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest zawsze w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.


Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.