Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej musi przebiegać w sposób określony na podstawie akceptacji dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która posiada krótkotrwałe zastosowanie i po określonym terminie jej archiwizowania jest niszczona. Stanowi inną grupę od dokumentacji archiwalnej.

kosz
Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Określony okres archiwizowania dokumentacji czasowej jest podzielony na ustalone obszary kwalifikacyjne do wyznaczonego czasie jej przechowywania i po tym okresie może zacząć się recykling (kliknij tutaj) dokumentów z zachowaniem ustalonych poprzez kodeks cywilny i karny terminów przeterminowania dokumentacji terminowej. Także określone rodzaje kwalifikacyjne dzielą papiery niearchiwalne na określone obszary, które wskazują na sposób i datę niszczenia dokumentów zaznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji czasowej, czyli archiwizowanej dokumentacji do terminu jej przeznaczenia.

Więcej:

Dokumenty czasowe określone symbolem „B” z dodaniem liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o czasowym znaczeniu użytkowym. Po określonym czasie jej archiwizowania, którą ustala cyfra arabska, jest niszczona.

Nie zwlekaj! Jeśli zainteresował Cię ten tekst, to wejdź w kolejną stroną. Tam czeka na Ciebie kompleksowa treść. Myślimy, że w ten sposób uda nam się rozwiązać wszelkie Twoje niepewności.

Trzeba jednak przy tym pamiętać, że okres jej archiwizowania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku kolejnego do terminu jej wydania po koniec terminu jego

znak
Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

faktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona symbolem „Bc” ma krótkoterminowe znaczenie praktyczne i po bezpośrednim upływie jej praktycznej użyteczności jest przekazywana do brakowania.

Tymczasem dokumentacja okresowa oznaczona symbolem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej, to dokumentacja, która po czasie przechowywania, np. BE15 czyli po 15 latach archiwizowania jest poddawana ponownej ekspertyzie przez rzetelną komisję wybraną przez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów niearchiwalnych w państwowych i prywatnych spółkach może wykonywać się jedynie za aprobatą dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Komórki w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o orzeczenie opinii dotyczącej niszczenia akt. Brakowanie dokumentów powinno być czynione regularnie raz w roku, a w przypadku niewielkich archiwów czy składnic w miarę zapotrzebowania – ciekawa strona. Po uzyskaniu decyzji terytorialnego archiwum państwowego, akty terminowe musimy przygotować do recyklingu zablokowując głownie dostęp osób nieuprawnionych do informacji zawartych w dokumentach. Recykling dokumentów powinien byś kontrolowany przez powołaną komórkę kontrolującą zniszczenie dokumentów. Dokumenty zawierające dane prywatne, adresowe oraz istotne szczegóły mówiące o firmie powinny przed wydaniem ich na makulaturę, być zniszczone (np. niszczarką).