Niejedna firma w Rzeczypospolitej ma ogromną liczbę dokumentów – co uczynić, gdy są już zbędne? I co z innymi jednostkami?

Gdy ktoś zakłada w Rzeczypospolitej firmę, nie zawsze wie, jak wiele różnorakich dokumentów będzie musiał gromadzić i składować. Zaczynając od przeróżnych pism pism z urzedów, pozwoleń, faktur, aż po akta pracowników i korespondencję. Gdzieś należy je trzymać. A kiedy nie są już potrzebne? Niszczenie dokumentów nie jest wcale tak łatwą sprawą.

szafka na dokumenty
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Przede wszystkim należy oddzielić te archiwalne i wciąż potrzebne, od tych zbędnych. Później mieć w pamięci to, iż niszczenie dokumentów musi odywać się w określony sposób. Nie można ich najzwyczajniej w świecie złożyć i zanieść na śmietnik. Muszą zostać odpowiednio podarte, tak, aby nie możliwości odczytania z nich żadnych danych – to niezwykle ważne przy tak zwanych danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na pozbycie się dokumentacji, która nie zawiera tak istotnych danych jest firma oferująca recykling dokumentów dokumentów. Okazuje się, że to nic trudnego, nie wymaga wiele zachodu, a niepotrzebny papier może zostać ponownie przetwarzany.

Sprawdź też – Destroy & Recycling – niszczenie dokumentów księgowych

Co więcej – dana firma nie musi się tym zajmować sama! Obecnie w Polsce istnieje wiele firm, które recykling dokumentów mają w swojej ofercie. Zazwyczaj jest to tak, iż firma przywozi do określonego zakładu swoje zaplombowane kartony i ustawia je w strategicznych punktach biura (bardzo dobrym miejscem częstokroć jest pomieszczenie z kserokopiarką). Pracownicy mogą do nich wrzucać niepotrzebny, zużyty papier. Kiedy pudła się wypełniają, firma zajmująca się recyklingiem zabiera je z biura. Co ważne – później niszczy (ciekawostka – można zażyczyć sobie, by ten proces został nagrany!), a zlecający otrzymuje certyfikat. Nieco odmienna sprawa występuje z instytucjami państwowymi i placówkami oświatowymi.

Powiązany artykuł: recykling (przejdź)

Te muszą nade wszystko przeprowadzać brakowanie dokumentów. Na czym to polega? Trzeba oddzielić dokumenty, nie będące już ważne czasowo (np. – arkusze ocen). Zazwyczaj brakowanie dokumentów powinno być przeprowadzane raz do roku, zdarza się jednakże, iż robi się to nie tak często (na ogół dotyczy do jednakże niewielkich składnic). Niezwykle ważną informacją w powyższym temacie jest to, że, aby takie dokumenty zniszczyć, zgodę musi najpierw wyrazić dyrekcja danej placówki.