Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy zaczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer
Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, wykorzystywanych od lat z powodzeniem. Możemy także, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów preferowany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.