Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy zaczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer
Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, wykorzystywanych od lat z powodzeniem. Możemy także, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego.

Ciekawy tekst? Niezmiernie nam miło. Tym samym gorąco zapraszamy na naszą nową witrynę, gdzie znajdziesz sporo podobnych opisów.

Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów preferowany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.