Jak ustrzec dokumenty zakładu przed zniszczeniem – archiwizacja w akcji

Sporo zakładów pracy, zarówno z sektora publicznego jak i z prywatnego posiada obecnie problem z zniszczeniem, czyli brakowaniem niepotrzebnych papierów. Wyjściem z tej uciążliwej sytuacji jest zatrudnienie archiwisty lub firmy zewnętrznej, która jest wyspecjalizowana w pracach archiwizacyjnych, w tym w niszczeniu.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w jednostkach państwowych mogą być niszczone tylko po uzyskaniu zgody z archiwum państwowego, jednak aby ją dostać przedsiębiorstwo musi mieć uporządkowane archiwa, co niestety w wielu przypadkach nie jest standardem. Niezwykle często jest to żmudna praca wymagająca sporej dozy cierpliwości i wiedzy na temat obecnej i przeszłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi działać instrukcja kancelaryjna, archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), stanowi to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od załatwienia sprawy) powinna znajdować się w archiwum zakładowym lub składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą trzeba wybrakować.
dokumenty
Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po wykonaniu tych czynności przystępuje się do sporządzenia protokołu brakowania akt. Polega to na utylizacje tych akt. Taki protokół wysyła się do właściwego archiwum państwowego. Po uzyskaniu pozwolenia na wybrakowanie dokumentów trzeba skontaktować się z firmą, w której odbędzie się utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – wielkie miasta – to tam powinniśmy szukać właściwych kontrahentów – skorzystaj z oferty LRG Łódź . Przeważnie są to firmy całościowo trudniące się archiwizacją, czyli mające odpowiednie środki do ewidencjonowania, gromadzenia i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zbiory tego typu firmie koniecznym jest zweryfikowanie czy posiada ona wszystkie potrzebne certyfikaty, zarówno w zakresie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat (pod linkiem-> certificator.eu/pl/certifikacja/certyfikat-gost-k.html), a także w zakresie ochrony danych osobowych.

Koniecznym jest sprawdzenie rzeczonych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do zniszczenia. Za brak takich zezwoleń grążą surowe kary. Jeśli chodzi o zakłady prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego, aczkolwiek warto zachowywać procedury dotyczące tego procesu nawet w niewielkiej firmie. Dzięki stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt jest możliwe zachowanie porządku w dokumentacji, a także uniknąć sytuacji, w której zostanie zniszczone coś co mogłoby być dla nas użyteczne.

Opłaca się należycie prowadzić biurokrację swojego przedsiębiorstwa, mimo, iż wiele razy wymaga to sporej dozy pokory i cierpliwości. Wysiłek poświęcony na uporządkowanie dokumentacji powraca w dwójnasób, gdy musimy szybko znaleźć jakieś istotne pismo.