Jak powinno się odbywać profesjonalne niszczenie dokumentacji – jakie firmy robią to fachowo?

Na rynku istnieje wiele firm zajmujących się niszczeniem dokumentów. Jeżeli twój zakład poszukuje powyższej usługi, musisz wiedzieć, w jaki sposób wygląda fachowe realizowanie tego procesu, by zdecydować się na firmę, jaka zrobi to odpowiednio. Pierwszym istotnym elementem jest samo przyjęcie zamówienia.

niszczarka dokumentów
Autor: Mace Ojala
Źródło: http://www.flickr.com
Spółka, z której propozycji mamy w planie skorzystać, powinna ustalić razem z klientem najodpowiedniejszy dla obu stron czas. Dokumenty mogą odbierać wyłącznie stosownie przyszykowane do tego pojazdy. Nie mogą to być zwykłe samochody, ale transport mający właściwe zabezpieczenia. Najlepiej jest, gdy klient nie musi się niepokoić kosztami transportu, lecz jest to wliczone w należność za całą usługę. Dzięki temu ceny nie podnoszą nawet wtedy, gdy do klienta należy dotrzeć odrobinę dalej, np. za miasto, a firma zaś znajduje się w centrum. Następną istotną czynnością jest samo pakowanie dokumentów. Niektóre firmy domagają się usunięcia spinaczy oraz koszulek, toteż dobrze jest się dowiedzieć, czy tak jest również w firmie, z którą planujemy współpracować. Lepiej, aby tak nie było, albowiem wiąże się to z niemałym nakładem pracy dla klienta. A tak wystarczy wyłącznie zapakować dokumenty do właściwych pojemników czy worków, które po przyjeździe zatrudnionej firmy są zaplombowane.

Musimy zwrócić uwagę na podatek (czytaj też protokół odbioru) dokumentów, aby w razie wypadku lub innej nieprzewidzianej sytuacji wszystko było potwierdzone. Samo niszczenie dokumentów (www.happytree.com.pl/) musi być przeprowadzane w pomieszczeniu, do którego mają wstęp jedynie osoby do tego upoważnione. Dzięki temu klienci mają pewność, że żadne istotne dla nich dane nie wypłyną i np. nowe projekty nie zostaną poznane przez konkurentów. Większość firm gwarantuje dostarczenie taśm z całego procesu niszczenia dokumentów, co pozwala sprawdzić, że wszystko było wykonane zgodnie z ustalonymi normami oraz procedurami, jakie uprzednio poznali – więcej na temat profesjonalnego niszczenia dokumentów. Ostatecznie klienci otrzymują także protokół z wykonania usługi, jaki potwierdza jej rzetelność.

Jeżeli zatem interesuje cię utylizacja dokumentów, teraz już masz świadomość, jak powinno wyglądać profesjonalne niszczenie. Wybierz pewną spółkę, a wszystko pójdzie zgodnie z planem i będziesz mógł kontynuować dłuższą współpracę, która będzie pomyślna dla obu stron.