W jaki sposób powinna przebiegać coroczna inwentaryzacja, jakiego rodzaju narzędzia i programy będą przy tym pomocne

W przypadku firm które mają jakieś środki trwałe, materiały lub towary do sprzedaży końcówka roku wiązać się będzie z obowiązkiem wykonania inwentaryzacji. Obowiązek ten nałożony jest przez przepisy, dla różnych składowych majątku firmy zostały ustalone osobne okresy częstotliwości przeprowadzania tego typu spisów i należy ich pilnować. Głównym celem przeprowadzania inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu majątku, znajdującego się w firmie. Jeżeli firma posiada jakiś program magazynowy, to powinny się w nim być aktualne stany wszystkich materiałów oraz produktów.

Jednak okazuje się często, że w ciągu zwykłej pracy nastąpiły różne pomyłki, nie wszystko co wydawano z magazynu było rejestrowane w systemie lub zdarzały się jakieś kradzieże. I właśnie celem inwentaryzacji będzie sprawdzenie wszystkich stanów na magazynie i porównanie ich z tym, co widnieje w programie, por. inwentaryzacja majątku. Jeśli pojawią się jakieś różnice, to w pierwszej kolejności trzeba wprowadzić dokumenty, które je wyprostują, a później dojść skąd się one wzięły.
inwentaryzacja
Autor: Iwan Gabovitch
Źródło: http://www.flickr.com

Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja wyposażenia, materiałów i towarów pozwoli na uzgodnienie rzeczywistego majątku w firmie. Będzie też sposobem na to, aby znaleźć jakieś niegospodarności albo działania zatrudnionych na szkodę przedsiębiorstwa. Jednak jeżeli chce się ją przeprowadzić tak jak należy, to trzeba się do tego odpowiednio przygotować i dobrze rozplanować wszystkie prace. Spis chaotycznie wykonany, bez dobrego zaplanowania i z pominięciem ustalonych procedur zwyczajnie będzie stratą cennego czasu i zbędnym kosztem.

A koniec końców niewiele da, bo i tak po jego zakończeniu będzie bałagan, jaki nie na pewno nie pozwoli na uzgodnienie faktycznego stanu majątku w firmie. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji bardzo się przydają najróżniejsze narzędzia, takie jak na przykład program do inwentaryzacji środków trwałych. Za ich pomocą można w prosty sposób przygotować wszystkie dokumenty związane ze spisem, czyli protokoły i arkusze inwentaryzacyjne, a dodatkowo wprowadzić niezgodności, jakie zostaną znalezione.