Działanie biura: jak w zgodzie z obowiązującymi przepisami niszczyć dokumenty? Sprawdź najlepsze metody

Każda firma i każdy urząd w ciągu każdego roku funkcjonowania wytwarza wielką ilość bardzo różnych dokumentów. Część z tych dokumentów musi być przetrzymywana w archiwum. Wskazać można jednak i takie dokumenty, które nie muszą być przechowywane. Bardzo często stawia się więc pytanie, jaki jest los tych dokumentów: czy mogę one trafić po prostu do kosza na śmieci, a później na wysypisko?

Zgodnie z aktualnymi w Polsce przepisami żadne dokumenty, które nie zostaną przekazane do archiwum nie mogą zostać wyrzucone zwykłego do kosza na śmieci. Wszystkie firmy i urzędy przekazują powstałe u nich dokumenty (poprzednia strona) do archiwum. Brakowanie dokumentów oraz niszczenie dokumentów powinno odbywać się wyłącznie w archiwum.
segregatory
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com

Na chwilę obecną na rynku działa ogromna liczba firm, które biorą na siebie obowiązek nie tylko przetrzymywania dokumentów. Firmy te proponuję także niszczenie dokumentów. Firmy (zobacz firmy wyburzeniowe) te niszczą dokumenty w profesjonalnych urządzeniach, a firma, która dostarczyła je do zniszczenia otrzymuje specjalny certyfikat , który jest dowodem na wykonanie usługi. Firmy te proponują również dodatkową usługę, jaką jest brakowanie dokumentów. W ramach tej usługi firma wyszukuje w firmowym archiwum dokumentacji, która nie musi być już przechowywana a w związku z tym może zostać zniszczona.

Sprawdź też – Destroy

Firmy oferują właścicielom firm naprawdę kompleksowe usługi. W zakres tych usług wchodzi także utylizacja dokumentów. Proponowana utylizacja dokumentów przez profesjonalną firmę wykonującą tego rodzaju usługi zaczyna się od odbioru dokumentów z firmy specjalistycznymi, przystosowanymi do przewozu dokumentów pojazdami. Z usług tego typu firm korzystają zazwyczaj naprawdę duże firmy, które wytwarzają duże ilości dokumentów , a tym samym nie potrafią poradzić sobie z ich utylizacją w małych, zaprojektowanych do użytku biurowego niszczarkach.

Niszczarki przeznaczone do biur są na ogół zbyt małe, aby poradzić sobie z szybki zniszczeniem sporej ilości dokumentów. Nic więc dziwnego, że firmy mające w swojej ofercie utylizację dokumentacji nie narzekają na brak klientów. Z pewnością mogą także liczyć, że w kolejnych latach klientów im nie zabraknie. Obecnie uważa się, że tego rodzaju firmy mają przed sobą świetlaną przyszłość.

Może Cię również zainteresować – bezpieczny recykling dokumentów